Als bestuurssecretariaat speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van de dagelijkse werkzaamheden van een wethouder in Haarlem. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt door agenda’s en mailboxen te beheren, vergaderingen voor te bereiden en afspraken te organiseren. Met jouw organisatorische vaardigheden en oog voor detail weet je snel te schakelen bij onverwachte situaties en houd je overzicht in een dynamische omgeving. Je werkt nauw samen met collega’s van het bestuurssecretariaat, de bestuursadviseur en de communicatieadviseur, en bent een aanspreekpunt voor zowel interne als externe vragen.
Wat ga je doen:- Beheren van de agenda en e-mailbox van de wethouder, inclusief het opstellen van een overzichtelijke planning.
- Voorbereiden van vergaderingen, inclusief notuleren en het opvolgen van acties.
- Organiseren van afspraken, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je prioriteiten stelt en verbanden legt.
- Communiceren als aanspreekpunt voor vragen vanuit de organisatie en externe partijen.
- Ondersteunen van de wethouder en het team bij dagelijkse werkzaamheden en ad-hoc verzoeken.