Als bestuurssecretariaat draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van een wethouder in Haarlem. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van agenda’s en mailboxen, het voorbereiden van vergaderingen en het organiseren van afspraken en bijeenkomsten. Met jouw organisatorische vaardigheden en proactieve houding weet je snel te schakelen bij onverwachte situaties en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het bestuurssecretariaat, de bestuursadviseur en de communicatieadviseur.
Wat je gaat doen:
- Beheren: de agenda en e-mailbox van de wethouder en zorgen voor een overzichtelijke planning.
- Voorbereiden: vergaderingen, inclusief verslaglegging en opvolging van acties.
- Organiseren: afspraken, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je verbanden legt en prioriteiten stelt.
- Communiceren: als aanspreekpunt fungeren voor vragen vanuit de organisatie en externe partijen.
- Ondersteunen: de wethouder en het team bij dagelijkse werkzaamheden en ad-hoc verzoeken.