Als medewerker frontoffice ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en zorg je voor een gastvrije ontvangst. Je functie omvat een breed takenpakket waarbij je zowel administratieve als organisatorische ondersteuning biedt. Flexibiliteit en probleemoplossend denken zijn belangrijk, omdat je te maken krijgt met onverwachte situaties en wisselende prioriteiten. Daarnaast werk je nauw samen met andere receptionistes en onderhoud je regelmatig contact met externe partners en interne afdelingen.
Wat je gaat doen:
- Ontvangen en registreren van bezoekers: je verwelkomt hen en verwijst ze door naar de juiste persoon of afdeling.
- Beantwoorden van telefoontjes en e-mails: je zorgt voor een correcte en professionele afhandeling van alle communicatie.
- Beheren van de agenda: je plant vergaderingen en afspraken en houdt het overzicht.
- Uitvoeren van administratieve taken: zoals het aanmaken van toegangspassen en het regelen van hotelovernachtingen.
- Reserveren van vergaderruimtes: je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en de planning op orde is.