Als secretaresse bij PC&A draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden binnen het secretariaat van FEZ. Je ondersteunt het hoofd PC&A en het managementteam door overzicht te houden, prioriteiten te stellen en rust te brengen in drukke agenda’s. Samen met vijf collega-secretaresses vorm je een hecht team waarin samenwerking en ondersteuning centraal staan. Je combineert organisatorische vaardigheden met een proactieve houding om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt.
Wat je gaat doen:
- Agenda- en mailbeheer: beheren, bewaken en rappelleren van afspraken en actiepunten, zoals het plannen van een MT-overleg en het tijdig herinneren aan deadlines.
- Plannen en organiseren: coördineren van afspraken en vergaderingen, waarbij je rekening houdt met prioriteiten en beschikbaarheid, bijvoorbeeld het afstemmen van een overleg tussen meerdere afdelingen.
- Telefonisch contact: ontvangen en zelfstandig afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken, zoals het beantwoorden van vragen van interne collega’s en het doorgeven van de juiste informatie.
- Administratieve ondersteuning: uitvoeren van taken zoals correspondentie, archivering, HRM-werkzaamheden en het bestellen van benodigdheden, bijvoorbeeld het verwerken van verlofaanvragen en het bestellen van kantoorartikelen.
- Evenementorganisatie: ondersteunen bij en organiseren van bijeenkomsten, jubilea en festiviteiten, zoals het regelen van een teamdag inclusief locatie, uitnodigingen en catering.