Secretaresse projecten

Als secretaresse projecten draag je bij aan het soepel laten verlopen van administratieve en organisatorische processen binnen onze projecten. Je bent een belangrijke schakel in het ondersteunen van je collega’s en het coördineren van taken, waarbij je zorgt voor een overzichtelijke administratie en heldere communicatie met interne en externe stakeholders. Met jouw oog voor detail en gestructureerde aanpak weet je prioriteiten te stellen en snel te schakelen tussen verschillende taken en projecten.

Wat je gaat doen:

• Beheren: van administratieve processen, zoals documentatie, gegevensbeheer en archivering, om een actuele en foutloze administratie te waarborgen.
• Coördineren: van agenda’s, afspraken en zakenreizen voor managers en medewerkers, inclusief het plannen en organiseren van vergaderingen en evenementen.
• Communiceren: met interne en externe stakeholders over administratieve processen en diensten, en zorgen voor tijdige en duidelijke informatie-uitwisseling.
• Voorbereiden: van rapporten, overzichten en presentaties, en het delen van relevante inzichten met het team en andere betrokkenen.
• Ondersteunen: van projecten door jouw administratieve expertise in te zetten en actief deel te nemen aan verbetertrajecten en trainingen.

• Een salaris tussen € 2.750 en € 4.000 per maand, afhankelijk van je ervaring
• Een werkweek van 32 uur, met vaste kantoortijden en ruimte voor je privéleven
• Werken op de Maasvlakte, met gratis parkeergelegenheid
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer
• Informele, collegiale werksfeer in een nuchtere Rotterdamse omgeving
• Een rol met afwisseling tussen administratie, planning en contact met collega’s en gasten
• Moderne systemen en middelen om je werk efficiënt te doen
• Ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over verbeteringen

We zoeken een gestructureerde en proactieve professional die graag administratieve ondersteuning biedt en soepel schakelt tussen verschillende projecten.

• Minimaal MBO 4 diploma in een relevante richting.
• 3-5 jaar ervaring op projectlocaties.
• Kennis van bouwcertificaten zoals VCA en Bouwpass.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.
• Ervaring met gegevensbeheer en administratieve systemen.

Deze organisatie in Rotterdam werkt op projectlocaties op de Maasvlakte. Je komt terecht in een bedrijf waar duidelijke procedures, kwaliteit van administratie en samenwerking belangrijk zijn.

Op kantoor heerst een informele, nuchtere sfeer waarin je makkelijk schakelt met collega’s en projectteams. Je werkt vooral tijdens kantoortijden, met een goed salaris, reiskostenvergoeding en gratis parkeergelegenheid bij de locatie.