Office Manager

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de administratieve, financiële en facilitaire processen binnen de organisatie. Je fungeert als spil tussen verschillende afdelingen en externe partijen en zorgt ervoor dat de operationele basis stevig staat. De organisatie bevindt zich in een fase van groei en ontwikkeling, waardoor er volop ruimte is voor verbetering en vernieuwing van processen.

Je geeft leiding aan de Administratie (1 collega) en rapporteert rechtstreeks aan de COO. Daarnaast werk je nauw samen met Management, HR en Quality en ondersteun je hen op administratief en organisatorisch vlak.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Financiële administratie en control: je draagt de eindverantwoordelijkheid voor een correcte en volledige financiële administratie. Samen met je collega verzorg je de boekhouding, facturatie, betalingen en de inkoop- en verkoopadministratie. Daarnaast beheer je de personeels-, salaris-, pensioen- en leaseadministratie en borg je compliance, continuïteit en nauwkeurigheid;
• Stakeholdermanagement en centraal aanspreekpunt: je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe stakeholders. Je onderhoudt relaties met onder andere accountants, ICT-dienstverleners, leveranciers, leasemaatschappijen en de verhuurder en zorgt voor een professionele en efficiënte samenwerking;
• Facilitair management: je coördineert alle facilitaire zaken rondom het kantoor. Denk hierbij aan onderhoud, beveiliging, schoonmaak, catering, telefonie, sleutelbeheer en kantoorbenodigdheden. Je zorgt voor een goed georganiseerde en prettige werkomgeving;
• Secretariële en administratieve ondersteuning: je organiseert en bewaakt de administratieve en secretariële ondersteuning van het Management Team, HR en Quality. Dit omvat onder meer het plannen en voorbereiden van vergaderingen, het beheren van documentatie en het ondersteunen bij interne en externe evenementen;
• Wagenpark- en ICT-coördinatie: je bent verantwoordelijk voor het wagenpark en de leaseadministratie. Daarnaast coördineer je ICT-gerelateerde zaken zoals hardware, software, archivering en databeveiliging in samenwerking met externe ICT-partners.

Je komt terecht in een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een professionele en groeiende Life Sciences-organisatie. De organisatie hecht veel waarde aan een prettige werksfeer, persoonlijke betrokkenheid en een gezonde balans tussen werk en privé.

Wat je kunt verwachten:

• Een dienstverband van 36–38 uur per week;
• 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
• Reiskostenvergoeding en pensioenregeling;
• Mogelijkheid tot deelname aan een medewerkers participatieregeling;
• Regelmatige sociale activiteiten zoals teamuitjes, familiedagen en een jaarlijks gezamenlijk weekend.

Voor deze rol zoeken we een ervaren en betrouwbare Office Manager die zich comfortabel voelt met verantwoordelijkheid en verandering. Je werkt gestructureerd, behoudt overzicht en weet mensen op een prettige manier mee te nemen in processen.

Je beschikt over:

• Minimaal 8 jaar relevante werkervaring in office management, administratie of een vergelijkbare coördinerende of leidinggevende rol;
• Aantoonbare ervaring met financiële administratie, boekhouding, facturatie en cijfermatige controle;
• Een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding;
• Ervaring met kantoorautomatiseringssystemen zoals LIFT Software, Exact Online, SharePoint en Office 365;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

De organisatie is actief binnen de Life Sciences en kenmerkt zich door een professionele, informele en mensgerichte cultuur. Er wordt gewerkt met korte communicatielijnen en veel onderling vertrouwen. Kwaliteit, samenwerking en kennisdeling staan centraal. Collega’s ondersteunen elkaar en evalueren regelmatig om processen en samenwerking verder te verbeteren. Na een gedegen inwerkperiode maak je deel uit van een betrokken en enthousiast team.