Managementassistent

Als managementassistent draag je bij aan de efficiënte werking van de Servicedesk van het Ingenieursbureau Den Haag. Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van interne en externe correspondentie, het organiseren van trainingen, bijeenkomsten en evenementen, en het faciliteren van een soepele onboarding van nieuwe medewerkers. Daarnaast ondersteun je diverse afdelingen, waaronder Wagenparkbeheer, Offertedesk en HR.

• Beheren van interne en externe correspondentie: zorgvuldig verwerken van inkomende en uitgaande communicatie.
• Organiseren van trainingen en evenementen: plannen en coördineren van interne en externe bijeenkomsten, jubilea, afscheidsevenementen en andere bedrijfsgerelateerde activiteiten.
• Ondersteunen van diverse afdelingen: bieden van administratieve ondersteuning aan afdelingen zoals Wagenparkbeheer, Offertedesk en HR, afhankelijk van de behoeften.
• Faciliteren van onboarding van nieuwe medewerkers: verzorgen van uitnodigingen, reserveren van ruimtes en zalen, en coördineren van alle benodigde faciliteiten.
• Efficiënte samenwerking: nauw samenwerken met het teamhoofd PIBO en andere managementassistentes om de Servicedesk soepel te laten functioneren.

Benieuwd naar wat wij jou te bieden hebben?

• Salaris in schaal 7, met een bijbehorend salaris van €3.174,- op basis van een 36-urige werkweek
• Tijdelijk dienstverband tot 30-11-2024
• Fulltime positie, van minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week
• Vergoeding van reiskosten: €0,10 per kilometer, met een dagelijkse maximumvergoeding van €6, inclusief compensatie voor openbaar vervoer
• Uitdagende en gevarieerde taken die jouw professionele ontwikkeling stimuleren

Wij zoeken een proactieve en flexibele managementassistent met uitstekende communicatieve vaardigheden.

• MBO werk- en denkniveau
• 2-5 jaar ervaring in ondersteunende functies
• Ervaring met Microsoft Office-pakket
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Probleemoplossend vermogen en prioriteiten kunnen stellen

Over het bedrijf

Bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH), onderdeel van Dienst Stadsbeheer, werken we boven én onder de grond aan straten, wegen, pleinen, parken, bruggen, tunnels en riolering. Wij zijn hét ingenieursbureau voor de openbare ruimte van Den Haag. Deskundig en betrouwbaar en bovenal een plek waar 250 medewerkers met plezier en trots werken aan de openbare ruimte en infrastructuur van een bijzondere stad. Het ingenieursbureau is ingedeeld in 4 clusters: Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden en Uitvoeren. Daarnaast is er nog de afdeling Proceseenheid Integraal Bureau ondersteunen (PIBO). PIBO is verantwoordelijk voor de interne processen en bedrijfsvoering van het IbDH. De focus ligt op inzet van mensen en middelen, technische randvoorwaarden als ICT, administratie maar ook op planning, informatie, mobiliteit en huisvesting voor IbDH. De medewerkers van de Servicedesk ondersteunen het managementteam, leidinggevenden en medewerkers.

Het team

Als onderdeel van het team van IbDH werk je samen met een diverse groep professionals die zich inzetten voor de openbare ruimte van Den Haag. Ons team kenmerkt zich door een collaboratieve cultuur waarin expertise en ervaring samenkomen. Hier krijg je de kans om te groeien en te leren van ervaren teamleden, terwijl je bijdraagt aan de ontwikkeling van de stad. We bieden een omgeving waarin mentorship en professionele groei centraal staan, zodat jij je vaardigheden verder kunt ontwikkelen en je carrière kunt laten bloeien.