Als management assistent bij gemeente Haarlem ben je de spil in het web van onze dynamische afdeling Project- en Contractmanagement (PCM). Jouw ondersteunende rol is cruciaal voor het succes van onze teams en de dienstverlening naar onze partners. Met jouw hbo werk- en denkniveau en sterke communicatieve vaardigheden sta je dagelijks voor de uitdaging om proactief te handelen en je snel aan te passen aan veranderende omstandigheden. Ben jij klaar om een centrale rol te spelen in een organisatie die waarde hecht aan maatschappelijke bijdragen en persoonlijke ontwikkeling?
Hoofdtaken:- Efficiënt agendabeheer voor de afdelingsmanager en teammanagers, inclusief het oplossen van planningsknelpunten.
- Beheer van de afdelingsmailbox en zorgen voor een gestroomlijnde communicatie en informatievoorziening.
- Opstellen en beheren van contracten en inkooporders, en het bewaken van het administratieve proces rondom documentondertekening.
- Verzorgen van een vlotte afhandeling van facturen en de financiële administratie.
- Notuleren bij werkoverleggen, bijhouden van de afdelingspagina op intranet en regelen van personele zaken.