Als Office Assistant draag je bij aan de algehele ondersteuning van de organisatie, met een focus op receptie, facilitaire en secretariële taken. Je werkt nauw samen met de Executive Assistant en bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Ben jij klaar voor een nieuwe uitdaging in een dynamische omgeving?
- Receptiewerkzaamheden: telefoonaanname, ontvangen van bezoekers, in- en uitgaande post, notuleren, verslaglegging, actiepunten uitzetten en bewaken.
- Organisatorische taken: zorgdragen voor up-to-date materiaal voor de verkopers, representatieve ontvangst ruimten, documentatiebeheer, archiveren.
- Facilitaire taken: verzorgen van hospitality voor gasten, lunch voorbereiden, zorgen voor een representatieve werkomgeving, in- en uitgaande post en mail afhandelen.
- Ondersteuning bieden bij trainingen: zorgen voor een representatieve trainingsruimte, ondersteunen bij het organiseren van beurzen, evenementen en trainingen.
- Rapportages maken: maken van rapportages uit het ERP en/of CRM systeem, ondersteunen van marketing activiteiten, opstarten van nieuwe medewerkers binnen de organisatie, offertes opstellen en verwerken, orders verwerken, registratie van projectinformatie, ondersteunen bij het verbeteren van werkomschrijvingen en handboeken.