Wat houdt de functie in?
- Je werkt voor de managers en teams van een of twee van de programma’s: Hybride Werken, Versterken Lokale Democratie en Ontwikkelzones.
- Je maakt afspraken en bewaakt de digitale agenda van de manager en het team en zorgt ervoor dat stukken voor vergaderingen in Ibabs staan.
- Je ondersteunt de managers in het bijhouden/archiveren van de mailbox.
- Je draagt bij aan de afhandeling van mails en ingekomen post.
- Je bent samen met je collega hét aanspreekpunt voor de afdeling.
- Je bent medeverantwoordelijk voor contractbeheer, denk daarbij aan de afhandeling van contracten, inkooporders aanmaken, vastleggen van contracten in de contractenbank,
- Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
- Je bewaakt de betalingen van de facturen van de afdelingen zo nodig codeer je facturen.
- Je bereidt overleggen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties.
Wat verwachten wij? • Je hebt een afgeronde MBO opleiding op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement. • Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn • Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je bent oplossingsgericht. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij. • Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bekend of bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview, Insite en Ibabs.