Managementassistent

Taken:

• Het accent van je taken ligt op het maken van inkooporders in het digitale systeem voor alle opdrachten binnen de afdeling en het verzorgen van de facturering
• Je legt contracten vast in de contractenbank en je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is
• Je stelt zelfstandig opdrachtbrieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen
• Je werkt voor het MT: waarbij je voornamelijk de digitale agenda verzorgt en assisteert de managers voor de uitvoering van de taken.
• Je bent hét aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, waaronder burgers en belanggroeperingen
• Je bent verantwoordelijk voor de registratie van meldingen, klachten en bestuurlijke stukken
• Je bereidt de aankomst van nieuwe medewerkers voor, je coördineert vaste telecombenodigdheden en -behoeften voor hun eerste dag.
• Je bent de vraagbak voor de medewerkers van de afdeling
• Het kan voorkomen dat je presentaties voorbereidt, evenementen van jubilea tot informatieavonden voor bewoners organiseert, waarbij je representatieve taken uitvoert.

Welke arbeidsvoorwaarden biedt Unique?

• Een leuke, veelzijdige fulltime functie die je de mogelijkheid biedt om jezelf te ontwikkelen.
• Een tijdelijk dienstverband van 36 uur voor 9 maanden met kans op een vast dienstverband
• Een functie die indicatief gewaardeerd is in schaal 8 (volgens de CAO gemeenten).
• Een eindejaarsuitkering van 6,75%

Wat breng jij?

• Je hebt minimaal een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement
• Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten-denken voor jou bekende begrippen zijn
• Je bent een energieke, proactieve en positieve persoonlijkheid. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+
• Affiniteit met financiën is een Pré.

Wie ben je?

• Je gaat zelfstandig aan de slag, toont initiatief, weet prioriteiten te stellen en je kunt snel schakelen
• Je bent klantgericht, consciëntieus, accuraat en goed in plannen en organiseren
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend functioneren
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk ben je helder en concreet

Binnen de afdeling Beleid en Beheer Openbare Ruimte wordt de deskundigheid op het gebied van de openbare ruimte gebundeld als eigenaar van de openbare ruimte. De afdeling bestaat uit ongeveer 60 personen, verdeeld over 3 teams; Beheer, Beleid en Projecten. Onze beheerders, beleidsmedewerkers en opdrachtgevers werken aan een duurzame toekomst voor de stad vanuit de overtuiging dat een groene, bereikbare en schone stad bijdraagt aan plezierig wonen. Dit doen we niet alleen door in stand te houden wat er is maar ook door te zorgen dat we de ambities aan de functionaliteit zo goed mogelijk meenemen. Op onze afdeling maken wij ons hier op dagelijkse basis hard voor en daar kunnen we jouw hulp bij gebruiken!