En zeker in zo'n gebroken week als deze is het slim om je vrijdag, waar - en let's face it - de helft van je collega's vrij zijn, zo goed mogelijk in te benutten. Maar hoe doe je dat?
Dagplanning
Bekijk aan het begin van de dag, wat er precies op het programma staat. Verdeel vervolgens je planning in wat er 'moet' en 'mag' gebeuren. Neem voldoende tijd want taken - ook de kleinste zaken - durven wel eens uitlopen. Taken die meer concentratie vragen, plan je dan ook best op een rustiger moment.
Vrijdagen gaan altijd snel voorbij. Dus plan ze niet te vol, maar maak een heldere planning wat je in de ochtend en middag gedaan wil krijgen.
Als er nog wat tijd over is raden we je ook zeker aan om vast te starten aan een planning voor de volgende week.
Weekplanning
Vraag je bij elke taak af wanneer je het gedaan wilt of moet hebben, en hoeveel tijd je nodig hebt om dit af te ronden. Heb je hier moeite mee? Niet getreurd. Er zijn genoeg gratis tools die uitkomst bieden. Een van onze favorieten is Trello. Door je taken visueel op te delen krijg je direct een goed overzicht van wat er allemaal speelt. Het enige wat dan nog rest is prioriteren wat deze week écht af moet komen! Ben je bang dat je iets gaat vergeten? Laat deze tools jou dan reminders sturen.
Plan ad hoc-zaken in
Oké, ad hoc zaken plannen, hoor ik je nu denken. Als dat kon, zou het niet meer 'ad hoc' zijn, maar dat is niet wat we hiermee bedoelen. Wat je namelijk wel kunt doen is tijd in je dagen reserveren om op ad hoc werk te reageren. Als er zomaar een spoedje binnenkomt, heb je in ieder geval een tijdslot gereserveerd om hier aan te kunnen werken. En als er geen verzoeken binnenrollen in je mailbox? Dan kun je deze tijd mooi benutten om vooruit te werken.
Plan routinezaken in
Probeer gelijksoortige werkzaamheden zoals telefoon, post, e-mail, printen en lezen samen te bundelen. Bepaal de hoeveelheid tijd die je precies nodig hebt voor het uitvoeren van routinewerk. Besteed hier ook niet meer tijd aan dan je gepland had, behalve voor de zaken die echt vandaag moeten gebeuren. Bedenk wanneer je dit werk het beste kunt uitvoeren: in de daluren of misschien net in de piekuren?
Zit je met vragen? Spaar deze dan op en plan dagelijks of wekelijks een overleg waarin je al deze vragen kan stellen.